Emettere la fattura elettronica non basta: la legge richiede che i documenti fiscali siano conservati a norma per dieci anni, con un processo che ne garantisce autenticità, integrità e leggibilità nel tempo. La conservazione sostitutiva (oggi più propriamente "conservazione digitale a norma") è proprio questo: non un backup, ma un archivio con firme, marche temporali e responsabilità definite.
La incontri appena inizi a fatturare elettronicamente. La via più semplice per una P.IVA è aderire gratuitamente al servizio di conservazione dell'Agenzia delle Entrate dal portale Fatture e Corrispettivi: con l'adesione attiva, tutte le fatture transitate da SDI vengono conservate automaticamente.
Gli errori comuni: credere che tenere i PDF sul computer equivalga a conservare a norma (non è così), oppure dimenticare di rinnovare l'adesione al servizio dell'Agenzia quando scade. Attenzione anche ai documenti che non passano da SDI, come i preventivi firmati o le fatture dei fornitori esteri: seguono percorsi propri. Per capire quali documenti della tua attività richiedono la conservazione a norma, il commercialista può darti il quadro completo.