Cos'è la conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva è il processo che attribuisce valore legale permanente ai documenti informatici — in particolare alle fatture elettroniche — nel tempo. Non è un semplice backup su disco o su cloud: è un processo normato dal Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005, art. 44) che garantisce quattro proprietà fondamentali:
- Autenticità: certezza dell'identità del soggetto che ha emesso il documento
- Integrità: nessuna modifica dopo l'apposizione della firma
- Leggibilità: accessibile e interpretabile nel tempo, anche con futuri sistemi
- Non ripudio: il firmatario non può disconoscere il documento
L'obbligo di 10 anni
Le fatture elettroniche devono essere conservate per 10 anni a norma di legge (art. 2220 c.c. e art. 22 DPR 600/73). La conservazione sostitutiva sostituisce a tutti gli effetti quella cartacea tradizionale e deve avvenire entro 3 mesi dalla scadenza del termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all'anno di riferimento.
Come funziona tecnicamente
Il processo di conservazione sostitutiva si articola in questi passaggi:
- I documenti vengono raggruppati in pacchetti di archiviazione (SIP — Submission Information Package)
- Un responsabile della conservazione (o sistema automatizzato accreditato) appone la firma digitale qualificata sul pacchetto
- Viene aggiunta una marca temporale certificata (TSA — Time Stamp Authority) che attesta il momento preciso dell'archiviazione
- I pacchetti vengono archiviati su server ridondanti con backup geograficamente distribuiti
Conservazione sostitutiva vs backup cloud: la differenza
Molti freelancer pensano che salvare le fatture su Google Drive o Dropbox sia sufficiente. Non lo è. Un backup cloud:
- Non appone firma digitale qualificata
- Non applica marca temporale certificata
- Può essere modificato dopo il salvataggio
- Non ha valore probatorio in caso di ispezione fiscale o contenzioso
La conservazione sostitutiva a norma, invece, è ammessa come prova in giudizio e accettata dall'Agenzia delle Entrate in sede di verifica.
Chi gestisce la conservazione sostitutiva
Puoi affidarla a:
- Conservatori accreditati AgID: soggetti (pubblici o privati) accreditati dall'Agenzia per l'Italia Digitale, con standard di sicurezza certificati
- Software di fatturazione: i principali includono la conservazione sostitutiva nel servizio, affidandosi a conservatori accreditati. Nessuna configurazione richiesta.
- Il tuo commercialista: può gestire la conservazione per tuo conto
Sanzioni per chi non conserva correttamente
L'omessa o irregolare tenuta della documentazione contabile può portare a:
- Indeducibilità dei costi documentati da fatture non correttamente conservate
- Sanzioni da €1.000 a €8.000 per irregolare tenuta delle scritture contabili
- Difficoltà probatorie in caso di accertamento fiscale o contenzioso commerciale
Con ProFattura la conservazione sostitutiva decennale è inclusa automaticamente per tutte le fatture emesse.