Cos'è la fattura pro forma

La fattura pro forma è un documento commerciale non fiscale: ha la stessa struttura di una fattura ma non ha valore ai fini IVA, non genera obblighi fiscali e non va inviata al Sistema di Interscambio (SDI). Non è una fattura vera e propria — è più simile a un preventivo dettagliato in forma di fattura, oppure a una richiesta di pagamento anticipato.

Il termine "pro forma" deriva dal latino e significa "per forma" — descrive l'aspetto di una fattura senza averne la sostanza fiscale.

Quando si usa la fattura pro forma

  • Richiesta di pagamento anticipato (acconto): vuoi ricevere un pagamento prima di eseguire la prestazione, ma non puoi ancora emettere la fattura definitiva (che si emette al momento del pagamento o della prestazione). Invii la pro forma, il cliente paga, e poi emetti la fattura vera.
  • Clienti esteri per sdoganamento: in ambito commerciale internazionale, le dogane richiedono spesso una fattura pro forma per stimare il valore della merce prima della spedizione.
  • Offerta commerciale dettagliata: alternativa al preventivo standard, con formato "fattura" per sembrare più formale.
  • Verifica dati del cliente: inviare una pro forma prima di emettere la fattura vera permette di verificare che i dati anagrafici del cliente (P.IVA, indirizzo, codice destinatario) siano corretti.

Cosa deve riportare una fattura pro forma

Non essendo un documento fiscale, non esiste un obbligo di legge sulla sua struttura. Tuttavia è buona prassi indicare:

  • La dicitura esplicita "FATTURA PRO FORMA" (ben visibile, per distinguerla da una fattura vera)
  • I tuoi dati (nome, P.IVA, indirizzo)
  • I dati del cliente
  • Numero e data (usa una numerazione separata dalle fatture vere, es. "PF-001")
  • Descrizione dettagliata della prestazione o del bene
  • Importo, con eventuale IVA se applicabile
  • IBAN e modalità di pagamento
  • Dicitura esplicita: "Questo documento non costituisce fattura fiscale valida ai fini IVA"

Pro forma e regime forfettario

Per i forfettari la fattura pro forma è usata principalmente per richiedere acconti. Dopo aver ricevuto il pagamento, si emette la fattura definitiva che va inviata al SDI con il tipo documento corretto (TD01 per fattura ordinaria) e numerazione progressiva fiscale.

Come trasformarla in fattura definitiva

  1. Il cliente paga l'importo indicato nella pro forma
  2. Crei nel software una nuova fattura vera (non modifichi la pro forma)
  3. Riporti la stessa descrizione e importo
  4. Invii al SDI con numerazione fiscale progressiva
  5. Conservi la pro forma come documento commerciale interno (non ai fini fiscali)

Errore comune: trattare la pro forma come fattura fiscale

Un errore frequente è ricevere una fattura pro forma da un fornitore e registrarla come fattura detraibile IVA. Non è possibile: solo le fatture inviate al SDI e con tipo documento TD01 (o simili) sono fiscalmente valide. Chiedi sempre al fornitore la fattura definitiva dopo il pagamento della pro forma.