Una fattura ricorrente è una fattura che si ripete a cadenza fissa: stesso cliente, stesse voci, ogni mese o trimestre. Ma nei software italiani "ricorrente" può significare tre cose diverse: un promemoria, una bozza da completare a mano o un'emissione reale con invio automatico a SDI. Prima di scegliere, verifica quale delle tre ti stanno vendendo.

Le tre scuole: promemoria, bozza, invio reale

Quando un software dichiara di gestire le fatture ricorrenti, la domanda giusta è una sola: cosa succede il giorno della scadenza? Le risposte possibili sono tre.

  • Solo promemoria: il sistema ti avvisa che è ora di fatturare. Creare il documento, numerarlo e inviarlo a SDI resta compito tuo.
  • Bozza automatica: il software prepara una bozza precompilata. Devi comunque aprirla, controllarla, emetterla e inviarla. Molti software si fermano qui.
  • Emissione e invio reali: alla scadenza il documento viene numerato, trasformato in XML FatturaPA e inviato a SDI senza che tu tocchi nulla.

Sulle pagine di marketing queste tre modalità si chiamano tutte allo stesso modo. Nei fatti, solo la terza ti toglie davvero il lavoro di dosso.

Perché la differenza non è un dettaglio?

Facciamo due conti. Se hai 20 clienti a canone mensile, sono 240 fatture l'anno. Con la modalità "bozza" devi comunque aprire, verificare e inviare 240 documenti: a 3 minuti l'uno fanno 12 ore di lavoro ripetitivo, spalmate su tutti i mesi dell'anno. E ogni passaggio manuale è un'occasione per dimenticarsene: una fattura non emessa è un incasso che slitta, a volte di settimane.

C'è anche un tema di qualità. Quando compili a mano la stessa fattura ogni mese, prima o poi sbagli: un importo copiato male, un mese sbagliato nella descrizione, un cliente saltato. L'automazione non si stanca e non si distrae: la fattura di ottobre parte identica a quella di settembre, con il periodo aggiornato.

Chi vive di canoni — assistenza e manutenzione, hosting, abbonamenti, retainer di consulenza — dovrebbe trattare l'automazione reale come un requisito, non come un extra.

Cosa dicono i listini dei software italiani

Sul fronte prezzi, a luglio 2026 la situazione dei nomi più noti è questa: Fatture in Cloud non ha un piano gratuito (offre una prova di 31 giorni) e parte da 48 €/anno + IVA il primo anno per il piano dedicato ai forfettari (massimo 400 documenti l'anno, poi 96 €/anno), con i piani Standard a 144 €/anno e Premium a 252 €/anno. Aruba Fatturazione Elettronica parte da 29,90 €/anno + IVA per il servizio base, ma preventivi e incassi sono moduli a pagamento che possono portare il totale fino a circa 134 €/anno. I listini cambiano spesso: verifica sempre sui siti ufficiali.

Il punto però non è solo il prezzo: è capire, piano per piano, cosa fa la ricorrenza alla scadenza. Molti software creano solo una bozza o un promemoria. Se il tuo modello di business si regge sui canoni, questa singola riga della scheda tecnica vale più di tutto il resto. Per un confronto puntuale funzione per funzione c'è la pagina ProFattura vs Fatture in Cloud.

Le domande da fare prima di scegliere

  1. La fattura parte da sola verso SDI? O si ferma allo stato di bozza?
  2. Quali cadenze sono disponibili? Settimanale, mensile, trimestrale, annuale, oppure un giorno fisso del mese?
  3. Si può chiudere la serie? Per data di fine o dopo un numero di emissioni?
  4. Le descrizioni si aggiornano da sole? Servono segnaposto dinamici per il periodo fatturato, altrimenti ogni fattura dice "canone mensile" senza indicare quale mese.
  5. Si può saltare o sospendere una singola emissione? Un cliente in pausa non deve costringerti a cancellare tutta la serie.
  6. Cosa succede se l'invio fallisce? Serve una notifica, non un silenzio.
  7. Il cliente riceve una copia? La copia di cortesia via email evita il "non ho visto la fattura".

Ricorrente non significa rigida

Un'obiezione comune: "i miei canoni cambiano, l'automazione non fa per me". In realtà una buona gestione delle ricorrenze prevede proprio le eccezioni: saltare una singola emissione se il cliente è in pausa, sospendere la serie durante una rinegoziazione, chiuderla quando il contratto finisce, aggiornarla quando cambia l'importo. E per i casi in cui vuoi comunque un controllo finale prima dell'invio, la modalità solo-promemoria resta un'opzione: la scegli tu, serie per serie, senza rinunciare all'automazione sulle altre.

Come funziona in ProFattura

In ProFattura le fatture ricorrenti sono automazione reale, non bozze: imposti voci, importo e cadenza (settimanale, mensile, trimestrale, annuale, personalizzata o giorno fisso del mese) e definisci la fine della serie per data o dopo N emissioni. Ogni giorno il sistema controlla le scadenze, emette la fattura, genera l'XML FatturaPA e lo invia a SDI da solo, con copia di cortesia via email al cliente. Se preferisci tenere il controllo, esiste anche la modalità solo-promemoria.

Nelle descrizioni puoi usare segnaposto dinamici come {mese}, {anno} e {periodo}, così ogni fattura indica il periodo corretto senza interventi. Puoi saltare una singola emissione, sospendere o chiudere la serie, e in caso di errore d'invio ricevi una notifica. Due dettagli utili: la ricorrenza può emettere una fattura oppure una proforma, e può essere collegata a un preventivo firmato — così dal contratto accettato alla fatturazione periodica non c'è nessun passaggio manuale. Tutto questo è incluso anche nel piano Free.

In pratica

Prima di scegliere un software per i tuoi canoni, ignora la parola "ricorrente" sulle pagine di vendita e cerca la risposta alla domanda vera: la fattura parte da sola verso SDI o no? Se vuoi vedere come funziona un'automazione completa, dai un'occhiata alla pagina dedicata alle fatture ricorrenti di ProFattura: si prova gratis, senza carta di credito.