Il preventivo accettato è un contratto

Quando il cliente accetta il preventivo — con firma digitale, email di conferma o firma autografa — si forma un contratto vincolante ai sensi dell'art. 1326 del Codice Civile. Da quel momento entrambe le parti hanno obblighi e diritti precisi. Il tuo lavoro di gestione inizia proprio qui.

Passo 1: Conferma formale e ringraziamento

Entro poche ore dall'accettazione, invia una email di conferma al cliente con:

  • Conferma della ricezione e dell'accettazione
  • Riepilogo dei prossimi passi
  • Richiesta dell'acconto (se previsto nel preventivo)
  • Data di inizio lavori prevista

Questo messaggio è professionale e rassicurante. Riduce l'ansia post-firma del cliente e stabilisce subito un tono collaborativo.

Passo 2: Emetti la fattura di acconto

Se il preventivo prevede un acconto (consigliato: 30-50%), emetti subito la fattura di acconto. Questa è una fattura normale a tutti gli effetti, con descrizione "Acconto su preventivo n. X del DD/MM/YYYY".

  • In regime forfettario: applica bollo virtuale se l'importo supera €77,47, e ritenuta se il cliente è sostituto
  • Invia al SDI come qualsiasi altra fattura
  • Non avviare il lavoro prima di ricevere l'acconto (salvo clienti consolidati con cui hai fiducia)

Passo 3: Archivia tutta la documentazione

Prima di iniziare il progetto, archivia in modo ordinato:

  • Il preventivo firmato (PDF con log di firma digitale)
  • L'email o la comunicazione di accettazione
  • La fattura di acconto emessa
  • Eventuali brief aggiuntivi, specifiche tecniche, asset forniti dal cliente

Una cartella su cloud per progetto, con nome cliente e numero preventivo, ti farà risparmiare ore di ricerca in futuro.

Passo 4: Imposta le scadenze interne

  • Data di consegna finale e delle milestone intermedie
  • Scadenza di pagamento della fattura di saldo
  • Promemoria per sollecito pagamento (se non arriva entro la scadenza)

Passo 5: Avvia il lavoro con un kickoff meeting

Per progetti complessi, organizza una breve call di kickoff (30-60 minuti) per:

  • Allineare le aspettative sullo scope
  • Raccogliere tutti i materiali necessari
  • Definire la cadenza degli aggiornamenti di avanzamento
  • Concordare il canale di comunicazione preferito

Cosa fare se il cliente non paga l'acconto

Non iniziare il lavoro prima di ricevere il pagamento dell'acconto. Se dopo 7-10 giorni non è arrivato, manda un sollecito gentile. Se dopo altri 5 giorni ancora niente, considera se vale la pena iniziare senza garanzia o se rinegoziare le condizioni. Il mancato pagamento dell'acconto è spesso un segnale anticipatore di problemi futuri.