Chi loca un immobile commerciale nell'esercizio d'impresa emette fattura per ogni canone. Il regime IVA dipende dal caso: molte locazioni di immobili strumentali sono esenti ai sensi dell'art. 10 del DPR 633/72, ma il locatore può aver optato per l'imponibilità. Sulle fatture esenti sopra 77,47 € si applica il bollo da 2 €.

Quando l'affitto si fattura

La fattura per il canone di locazione riguarda chi affitta l'immobile nell'ambito di un'attività con partita IVA: società immobiliari, imprese che locano un capannone o un ramo dei propri spazi, professionisti che sublocano parte dell'ufficio. Il privato che affitta un negozio di sua proprietà fuori da un'attività d'impresa, invece, in genere non emette fattura: il suo è reddito fondiario, gestito con il contratto registrato.

Se rientri nel primo caso, ogni scadenza del canone — di solito mensile o trimestrale anticipata, come da contratto — richiede una fattura elettronica inviata a SDI, intestata al conduttore.

IVA o esenzione: come capire il tuo caso

Qui serve prudenza, perché il regime IVA delle locazioni è uno dei più articolati. In estrema sintesi: le locazioni di fabbricati sono in molti casi esenti IVA ai sensi dell'art. 10 DPR 633/72, ma per gli immobili strumentali il locatore può, a determinate condizioni, optare per l'imponibilità nel contratto, applicando l'aliquota prevista. La scelta dipende dal tipo di immobile, dalla natura del locatore e da valutazioni di convenienza (ad esempio sulla detraibilità dell'IVA sui costi).

Il punto operativo: il regime lo trovi nel contratto di locazione, dove l'eventuale opzione IVA è espressa. Non deciderlo fattura per fattura: verifica una volta con il commercialista com'è impostato il contratto e replica quel trattamento su tutti i canoni.

Quando serve il bollo sulla fattura d'affitto?

Se il canone è fatturato in esenzione IVA e l'importo supera 77,47 €, la fattura sconta l'imposta di bollo da 2 €. Nella fattura elettronica il bollo si assolve in modo virtuale: si valorizza l'apposito campo nell'XML e si versa con le scadenze trimestrali previste. Se invece il canone è imponibile IVA, il bollo non si applica. I dettagli operativi sono nella guida al bollo virtuale sulla fattura elettronica. Ricorda anche di indicare in fattura la norma di esenzione nella dicitura, ad esempio "Operazione esente art. 10 DPR 633/72".

Il canone si ripete: automatizza la serie

Un contratto di locazione commerciale dura anni: sono 72 fatture per un 6+6 fatturato mensilmente, tutte uguali salvo il periodo. È il caso da manuale per le fatture ricorrenti: imposti una serie con importo del canone, regime IVA (o esenzione con bollo) già configurato, cadenza mensile o trimestrale e giorno fisso di emissione.

Nella descrizione, i segnaposto fanno il lavoro sporco: "Canone locazione immobile via Roma 1 — periodo {dal} - {al}" si compila da solo a ogni emissione. Il sistema emette, genera l'XML con bollo o IVA già impostati e invia a SDI, con copia di cortesia al conduttore. C'è una pagina dedicata a questo scenario: fatture ricorrenti per affitti e locazioni.

Fine del contratto, fine della serie

Il vantaggio meno ovvio dell'automazione è la fine serie programmata: imposti la scadenza del contratto come data di fine (o il numero esatto di canoni residui) e la serie si chiude da sola, senza fatture emesse per errore a contratto terminato. In caso di rinnovo, prolunghi la serie o ne crei una nuova con il canone aggiornato ISTAT; in caso di recesso anticipato, la chiudi con un clic.

Occhio ai rinnovi taciti: molti contratti commerciali si rinnovano automaticamente se nessuna parte dà disdetta nei termini. In quel caso conviene impostare la fine serie comunque alla prima scadenza e, al rinnovo, prolungarla consapevolmente: è un'occasione per ricontrollare canone, adeguamenti e dati del conduttore, invece di lasciar correre l'automatismo alla cieca per altri sei anni.

Adeguamenti e variazioni del canone

I contratti di locazione commerciale prevedono spesso l'aggiornamento periodico del canone secondo gli indici concordati (tipicamente su base ISTAT, nella misura pattuita nel contratto). Quando scatta l'adeguamento, la gestione è semplice: aggiorni l'importo della serie ricorrente e le emissioni successive partono con il nuovo canone, mentre le fatture già emesse restano intatte. Vale lo stesso per le variazioni negoziate — una riduzione temporanea concordata col conduttore, un cambio di periodicità da mensile a trimestrale: si modifica la serie una volta, non dodici fatture a mano. Anche qui, l'entità e la decorrenza dell'adeguamento le detta il contratto: la fatturazione deve solo rispecchiarle fedelmente.

Un esempio concreto

Una Srl immobiliare loca tre unità: un negozio a 1.200 € al mese, un ufficio a 800 € e un capannone a 2.500 € trimestrali, tutti in esenzione art. 10 con bollo. Sono 28 fatture l'anno, ciascuna con bollo da 2 € da valorizzare nell'XML e periodo da aggiornare in descrizione. Con tre serie ricorrenti — due mensili e una trimestrale, bollo già configurato, segnaposto {dal}-{al} nella descrizione, fine serie alle rispettive scadenze contrattuali — l'attività di fatturazione dell'anno intero si riduce a controllare le notifiche di esito. Nessun canone dimenticato, nessun bollo saltato, nessun "giugno" scritto nella fattura di luglio.

In pratica

Verifica una volta il regime IVA del contratto con il commercialista, configura bollo o aliquota di conseguenza e trasforma il canone in una serie ricorrente con fine programmata alla scadenza del contratto. Con ProFattura le fatture del canone partono da sole verso SDI ogni mese, per tutta la durata della locazione — incluse nel piano Free.

Le informazioni fiscali di questa guida sono generali: per il tuo caso specifico confrontati sempre con il tuo commercialista.