Sì: una fattura elettronica si può programmare, e con il software giusto l'invio a SDI avviene davvero in automatico alla data stabilita, senza intervento manuale. Attenzione però: molti gestionali chiamano "programmazione" un semplice promemoria o una bozza da inviare a mano. Sono tre cose molto diverse.

Le tre modalità: promemoria, bozza programmata, invio automatico

Quando un software dice di "programmare le fatture", può intendere tre livelli di automazione ben distinti:

  • Promemoria: alla data prevista ricevi una notifica ("è ora di fatturare a Rossi Srl"). La fattura la crei e la invii tu. Utile come rete di sicurezza, ma il lavoro resta tutto tuo.
  • Bozza programmata: il sistema crea la fattura in stato bozza alla data prevista. Devi comunque entrare, controllarla e premere invio. Se non entri, la fattura non parte: hai spostato la dimenticanza, non l'hai eliminata.
  • Invio automatico reale: alla data prevista il sistema emette la fattura con il numero corretto, genera l'XML FatturaPA e lo trasmette a SDI da solo, inviando la copia di cortesia al cliente. Tu ricevi l'esito.

Prima di scegliere un software, verifica quale delle tre offre davvero: la differenza si vede solo leggendo bene, perché nelle pagine di marketing si chiamano tutte "fatture programmate".

Come funziona l'invio automatico a SDI?

Nel flusso completo, ogni giorno il sistema controlla le scadenze pianificate. Quando una fattura è in calendario: assegna il numero progressivo secondo la tua numerazione, genera l'XML nel formato FatturaPA v1.2, lo firma e lo trasmette a SDI, poi invia al cliente la copia di cortesia in PDF via email. Se SDI restituisce uno scarto — per esempio per un dato anagrafico errato — ricevi una notifica immediata e puoi correggere e reinviare.

La programmazione funziona sia per la singola fattura ("emetti il 31 luglio") sia, soprattutto, per le serie ricorrenti: canoni mensili, trimestrali o annuali che si ripetono identici. In quel caso imposti cadenza e fine serie una volta sola: è il cuore delle fatture ricorrenti.

Una precisazione utile: programmare l'invio non cambia nulla dal lato del cliente né nei rapporti con l'Agenzia delle Entrate. La fattura emessa in automatico è una normale fattura elettronica, con la sua data di emissione, il suo numero e il transito ordinario da SDI: nessun campo speciale, nessuna differenza formale rispetto a una emessa a mano. Cambia solo chi ha premuto il pulsante.

Quando conviene programmare l'invio

  • Canoni e abbonamenti: stessa fattura ogni mese, il caso perfetto.
  • Fatture di fine mese: le prepari con calma il 20 e le fai partire il 31.
  • Ferie e assenze: le fatture di agosto partono anche se tu sei al mare.
  • Coordinamento con il pagamento: emetti il giorno in cui scatta l'addebito concordato, così il cliente riceve fattura e richiesta di pagamento insieme.

C'è anche un beneficio di percezione: le fatture che arrivano sempre lo stesso giorno del mese comunicano ordine e permettono al cliente di pianificare i pagamenti. Molte amministrazioni processano le fatture a lotti in giorni fissi: emettere in modo regolare significa entrare sistematicamente nel giro giusto, invece di rincorrerlo. È il tipo di dettaglio che nessuno nota quando c'è, ma che tutti notano quando manca.

Cosa controllare prima di attivare l'automazione

L'invio automatico è affidabile quanto i dati che gli dai. Prima di attivarlo verifica: l'anagrafica del cliente (P.IVA, codice destinatario o PEC), le voci e l'aliquota IVA applicata, la correttezza di eventuale bollo o ritenuta per il tuo regime. Un controllo fatto bene una volta vale per tutte le emissioni successive. E se preferisci un passaggio di verifica umano, la modalità solo promemoria resta sempre disponibile.

La numerazione resta corretta?

È l'obiezione più frequente all'invio automatico: "e se il numero va in conflitto con le fatture che emetto a mano?". Un sistema fatto bene assegna il progressivo al momento dell'emissione effettiva, non quando programmi la fattura: la numerazione resta quindi continua e coerente con tutto il resto, comprese le fatture manuali emesse nel frattempo. È lo stesso principio delle regole ordinarie di numerazione delle fatture: progressività e univocità, indipendentemente da chi — tu o l'automazione — preme il pulsante.

Si possono programmare anche le proforma?

Sì, ed è utile quando vuoi chiedere il pagamento prima di emettere il documento fiscale: la serie programmata genera una proforma ricorrente inviata al cliente via email, e la fattura elettronica vera parte solo dopo, a incasso ricevuto. È una modalità apprezzata da chi lavora con clienti dai pagamenti lenti: l'automazione resta identica (cadenza, segnaposto, fine serie), cambia solo il tipo di documento prodotto.

Errori da evitare quando programmi le fatture

  • Programmare e sparire: l'automazione toglie il lavoro, non la responsabilità. Controlla le notifiche di esito, soprattutto le prime settimane.
  • Dati anagrafici vecchi: il cliente ha cambiato codice destinatario o regime e nessuno ha aggiornato l'anagrafica. È la prima causa di scarto.
  • Descrizioni statiche: programmare dodici fatture con scritto "gennaio" perché il testo era fisso. Usa i segnaposto dinamici, esistono per questo.
  • Nessuna fine serie: il contratto è finito ma la serie continua a emettere. Imposta sempre la scadenza o il numero massimo di emissioni.
  • Bollo e ritenuta non configurati: se la tua fattura tipo prevede bollo virtuale o ritenuta, verifica che la serie li applichi: l'automazione replica fedelmente ciò che imposti, errori compresi.

In pratica

Programmare l'invio delle fatture si può, ma pretendi l'automazione vera: emissione, XML e trasmissione a SDI senza il tuo dito sul pulsante. Con ProFattura imposti fatture singole programmate o serie ricorrenti complete, con segnaposto dinamici nelle descrizioni e notifica in caso di errore d'invio — incluso nel piano Free, senza carta di credito.