Il problema: riscrivere tutto a mano
Il flusso tipico di chi lavora con partita IVA è: invio un preventivo, il cliente accetta, poi devo emettere fattura. Il punto debole è il passaggio: nella maggior parte dei software il preventivo e la fattura sono due documenti scollegati, così ti ritrovi a ricopiare voci, importi e dati del cliente, con il rischio di errori e di disallineamenti tra ciò che hai promesso e ciò che fatturi.
La regola d'oro: il preventivo accettato è già la fattura
Un preventivo ben fatto contiene già tutto ciò che serve in fattura: dati del cliente, voci, quantità, importi, regime fiscale. Se il preventivo è stato accettato e firmato, quelle informazioni sono congelate e non vanno reinserite — vanno solo trasformate nel documento fiscale. Per il valore legale dell'accettazione vedi preventivo accettato: cosa fare adesso.
Come funziona in pratica
- Crei e invii il preventivo con le voci del lavoro (parti da un modello di preventivo se ti serve una base).
- Il cliente lo firma online con firma elettronica avanzata (FEA): l'accettazione è tracciata e ha valore legale.
- Trasformi il preventivo in fattura con un clic: le voci e i dati vengono riportati nella fattura elettronica, pronti per l'invio a SDI. Se non conosci il flusso SDI, parti da come fare una fattura elettronica.
Quando conviene un piano di fatturazione automatico
Se il lavoro è ricorrente — un canone mensile, un abbonamento, una consulenza continuativa — non ha senso emettere ogni fattura a mano. Dal preventivo firmato puoi generare un piano di fatturazione: imposti voci, cadenza (mensile, trimestrale, personalizzata) e data di emissione, e le fatture partono in automatico verso SDI senza che tu debba aprire il gestionale. È una delle funzioni che distingue ProFattura dagli altri software di fatturazione: il preventivo accettato non è un punto di arrivo, ma l'innesco della fatturazione.
Gli errori da evitare nel passaggio
- Cambiare gli importi rispetto al preventivo firmato senza accordo: il preventivo accettato è vincolante.
- Dimenticare il bollo da € 2,00 in regime forfettario sopra € 77,47 (vedi bollo virtuale in fattura).
- Sbagliare il codice destinatario del cliente: rischi lo scarto da SDI. Approfondisci in codice destinatario SDI.
In sintesi
Dal preventivo alla fattura non dovresti mai riscrivere nulla: scrivi bene il preventivo una volta, fallo accettare e firmare, poi trasformalo. Per i lavori ricorrenti, lascia che sia un piano automatico a emettere le fatture al posto tuo. Scopri tutte le guide sui preventivi per chiudere più lavori.